专业品牌服务商:网站建设及维护、软件开发、系统集成、网络工程等
设为首页 加入收藏 联系我们
   解决方案  
  国联OA系统解决方案

一、概述
    在信息时代,一个具备一定规模的现代化组织,在其内部办公运作过程中对信息资源共享和信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的规范管理成为提高机构管理水平和办公效率,减少资源的消耗,提高机构服务水平的必不可少的手段和方法。
    办公自动化系统的总体目标是:"以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,建成一个覆盖企业办公部门和企事业单位的办公信息系统,通过网络技术,提供本单位与外界之间的信息交换,建立高质量、高效率的信息网络,为领导决策和办公提供服务,实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学。
    办公自动化的真正意义不是指简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业,而是通过计算机系统的各种应用,使各独立的工作者能实现信息共享,协同工作,远程移动办公,并能对工作流程进行控制,合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业,全面提高组织机构的办公效率,实现信息共享。这种基于计算机系统应用的办公就可以称为办公自动化。
    建立办公自动化系统的根本目的有两个:第一是将企业的管理规范化、合理化、高效化,贯穿先进的管理思想;第二是通过数据采集和分析处理,为领导层提供决策支持。
    办公自动化系统的建立是达到上述目的的手段,或者说是途径。
    大部分 OA系统是基于成熟的IBM Lotus Domino开发的,她强调基于工作流的群件应用,将先进的、科学的管理经验和技术融入到电脑化方案中。其的功能包括:获取各种日常办公数据,对其进行加工、分析,提供决策支持信息;提供先进而高效的管理模式、运作方式和科学有效的办公手段。 办公自动化与业务系统、管理系统及最新的数据仓库技术具有如下图所示的逻辑关系。

二、用户需求分析:

常规系统由以下模块组成:
1. 在线公告
2. 收发文管理
3. 文件管理
4. 在线会议
5. 会员讨论
6. 公共信息
7. 个人助理
8.  电子秘书
9. 各个个部门应用(具体细节另议)

三、系统选型

办公自动化(OA)系统的应用平台一般选择Lotus Notes/Domino或Microsoft的Exchange Server。从功能上看,前者已经实现了一部分办公自动化的功能,包含内部电子邮件,并提供开发工具,能集成化开发用户需要的模块,并能与数据库很好的连接,容易与MIS系统并存;后者能简单地实现电子邮件以及工作站间的信息交互,没有提供开发工具,开发者需要用其他的工具(如VB、Delphi或VC等)制作大部分的功能。

从兼容性来看,Lotus Notes服务器端可以安装在一台装有Windows NT Server/Workstation、OS/2或UNIX的电脑上,对配置没有特别的要求,只要服务器安全稳定;而ExchangeServer要求只能装在NT Server服务器上,但不能安装Microsoft的升级可选包(Option Pack),限制了服务器的功能(如可选包中对WWW服务的升级,全文检索,新闻组服务等)。

从价格上看,后者比前者便宜。综合各方面的因素,我们选择Lotus Notes/Domino作为应用平台和应用软件开发平台。

四、技术和风格

1. 加密技术:RSA非对称加密技术与DES/IDEA对称加密技术结合应用,使信息的安全性得到更可靠的保障。
2.身份认证技术:采用CA(身份认证)技术,在网络上确认传送与接收双方的身份,使侵入系统的黑客无法伪造身份。
3.信息完整性技术:传输前的信息经过取数字指纹产生电子签名,与待传输的信息一同发送,使接收方能验证信息的完整性,即该信息在传输中未被篡改。
4. TWAIN32技术:采用扫描仪输入图形文档时,系统采用国际标准的TWAIN32技术直接控制扫描仪输入存档,无需先扫描到图像文件中再调入存档。

主要界面风格为WWW网页与传统Windows窗口组成,主界面是WWW网页形式,内部较复杂的模块采用Windows窗口界面。主界面模块摆放采用左边树表-右边列表的方式,既可以节省窗口空间,又可以一览各个主模块与子模块。复杂模块采用单文本界面(SDI)风格,不让多个子窗口挤满屏幕,以免扰乱用户视线;并结合菜单、快捷键、快捷按钮等辅助界面工具增加用户操作的方便与灵活。要求提供结合操作环境的联机帮助,解决用户操作中遇到的实际问题。

系统特色:

* 应用Lotus Notes R5最新设计特性为客户提供更方便快捷的应用。
* 更加方便快捷的系统设置、管理,简化系统管理工作。
* 是基于企业网Intranet上的办公自动化系统,可通过Internet获得各种社会信息,具有高度的信息共享能力。
* 强大的电子邮件功能。
* 具有文稿修改,签字痕迹保留特点。
* 更加完善的公文流程定制功能,可按不同单位的实际情况,定义不同的公文类型、公文级别;定制公文流转。
* 过程更加灵活;能配置不同角色在不同流转环节上对公文的处理权限,以确保公文正常流转的安全性。
* 实现文档一体化,档案管理功能全面、符合国家档案局标准。
* 界面更加友好、清晰、一致、操作简单、易学易用。
* 伸缩性好,能支持大、中、小型各种规模的用户;能适用大型的、具有多层复杂组织结构的企业、政府机关使用。
* 具有更高的系统性能,图形扫描、压缩等处理速度更快。

五.办公管理系统功能分析

1.文件信息
    办公信息部分是本系统的主体部分,核心为文档一体化管理。提供了对公文流转的全过程管理,可以灵活设定公文流程和打印格式,可方便地对工作流程进行跟踪、催办和督办。
    收文管理:包括收文登录(包括全息信息)、收文拟办(自动形成拟办意见)、收文的跟踪、查询、批阅流转以及办毕文件的归档处理,可以通过网络接收其他单位发来的文件,并自动登入数据率,减少数据的重复录入,提供方法、灵活、直观的文件批示处理。并且可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制。
    发文管理:包括文件起草人拟稿、部门领导审稿、机关秘书核稿以及单位领导会签、签发文件、批阅流转和文件帐维护并自动生成发文号、归档等管理;形成红头文件。在上述发文的整个形成过程中任何人对文件的修改均记录在案,每个人修改的部分都以不同的颜色显示,可以打印出修改人和修改时间。形成的发文可以作为电子公文通过网络发往各地的任何一个联网的单位。可实现对文件的密级区分、管理以及相关操作、应用人员的权限设定和控制。

档案管理:收发文管理模块归档过来的文件可以直接以任何方式组成案卷,对不是收发文归档过来的文件在进行登记处理后也可以迸行同样的案卷操作。系统提供了丰富的组卷手段,可以以任何一种方式进行自由的组卷,并提供了常规的组卷、分卷、合卷、卷内文件调整等多种案卷操作,并可根据卷内文件的信息自动拟制案卷标题。提供与分类表内容无关的分类组卷方式,既可以使用国家或行业颁发的分类大纲,也可以使用单位自己定义的分类表。提供丰富的打印功能,可以打印案卷目录,卷内文件目录,案卷封面,卷内备考表以及著录卡片等。支持档案的编研工作。对未正式归档前的预立卷后(正式归档后),对其进行移卷、封卷、著录标引、案卷检索、借阅及归还工作。

签报管理:包括从签报的起草到签报的审签的全过程计算机管理,系统提供方便、直观的拟稿和签署意见的处理手段,可以在不同的文件夹里直到不同状态的签报文件。
信件管理:对来信、发信的记录和处理。
来访管理:对来访和拜访的记录和处理。

2.会议信息

会前筹备:会议召开前进行会议计划和会议文件、会议议题、人员分工、会务联络等方面的准备。

会议管理:会议管理实现了会务信息、会议纪要、会议决议、会议查询、会议资源的统一安排、归档和管理,提供会议计划、人员、时间、地点、会议通知、会议纪要管理、会议资源网络预定等会议全过程的管理功能。
会务管理:为与会者的会议议程安排提供方便。

会后管理:会后工作管理。
3.活动安排

日程管理:用于安排本单位的各种活动。提供活动时间表,确保按时参加各顶活动。可以总结并打印出任意时段的活动大事记。

单位活动安排:活动安排、单位接待安排、事务接洽记录和电话记录、值班安排、大事记等日常活动管理。

部门活动安排:活动安排、部门接待安排、事务接洽记录和电话记录、值班安排、大事记等日常活动管理。
4.公共信息

公共信息是用于单位内部进行信息发布、信息共享的场所。

公告牌:公告牌为用户建立了一个电子公告栏,使用户可以发布通知、通告和各种消息,并提供方便地浏览公告牌的手段。公告的发布可设定审批人,由审批人审批通过后才能发布,公告的发布可设定发布范围,只有发布范围内的用户才能看到此公告信息,公告发布时还可设定有效时间,超过有效时间的公告将自动从公告牌上删除。

公共信息:公共信息库是建立在网上的公共信息、网上的授权用户可以将需要其他用户了解的公共信息装人公共信息库。

通信管理:电话号码、地址等等。网上的所有用户均可以查阅公共信息。 l 电子论坛:为用户提供一个相互学习和交流的场所,用户可以随时进入感兴趣的话题,参加讨论和交流。可以设定讨论范围、实现讨论组功能,还可以建立新的讨论话题。

信息发布:新闻采编人员每天可以利用该模块编辑每日要闻、供广大的通过网络访问本单位站点的所有用户查阅利用,了解政府机关的动态。

电子公告:网上告示栏,发布新闻和通知等。超过有限期限的条目自动删除。
5.个人信息

个人信息为用户提供个人日常办公所需要的各种信息管理工具。

电子邮件:电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能、通过电子邮件可以方便地起草、发送电子邮件,浏览接收到的电子邮件并分类存档、可以实现各类信息在单位各部门及个人之间进行快速、高效、安全的传递,此外还可以连接国际互联网实现全球化通信。

电子传真:电子传真系统通过传真服务器实现计算机到传真机之间的双向收发,使信息的交流与合作延伸到了尚未建立网络环境的单位和部门。电子传真系统还为大量发送长途传真的用户提出了可节省大量长途电话费的方案和手段。

电子名片:电子名片实际上就是通讯录,详细记录了单位及个人的通讯地址、邮件地址等信息,是办公过程中进行信息交流的基本工具。

个人日程:用于安排个人的各种活动。日程安排主要用于提供活动时间表、确保按时参加各项活动。可以根据安排自动提醒今日要进行的各项活动,可以总结并打印出本人在任意时段的活动大事记。

电子秘书:为个人提供基于网络的文字处理、档案检索及申请、会议查询、待办事宜、个人日常安排等日常办公服务。

4.系统管理

系统管理主要提供对系统的配置和设置,以使系统适应本单位的具体情况,系统管理主要包括系统参数设置、运转流程定义、显示打印模板设置、机构及人员设置、各种权限的设置与分配等功能。

六. 系统建设特点

1. 坚持计算机、数据库、通信三位-体的总体发展战略,在实现各个功能性目标的基础上实现总体目标。
2. 安全机制:对于本软件的每个模块所对应的所有数据库,在操作权限上可以细分为七个级别,由系统管理员设置:管理员,设计者,编辑者,作者,读者,存放者,无存取权限。其次,在访问数据库文档的权限方面又可细分为四个级别:绝密权限,机密权限,秘密权限和平件权限。
3. 采用NT平台上的Lotus Notes/Domino作为主要的开发工具,继承了Windows NT与Notes的一流安全和权限管理机制。
4. 系统安全、权限、应用流程等的确定可以由用户方的管理人员进行设置,排除计算机系统管理员越权获取信息导致的后果。
5. 结合应用加解密与身份认证等安全技术,使系统的安全性得到可靠的保障。
6. 强大的工作流:所有需要成员间协同工作的事件,都可以通过电子邮件以工作流的方式进行,形成真正快捷、安全、有效的办公模式。
7. 通信协议:向下直接支持TCP/IP协议,使网络的搭建与信息的交流更方便。
8. 良好的可维护性:由于采用瘦客户端技术,系统的升级与维护在服务器端就可以完成,无需逐台工作站更新。
9.周全的提醒功能:任一需要转换人员的工作流,都会通过一个相应电子邮件提醒对方,用户只须打开邮箱,今日工作便可以一览无遗。
10. 支持更进一步的Internet/Intranet化。全部功能都可以转化为纯WWW网页的形式,为今后的Internet/Intranet发展提供支持。
11. 利用Lotus Notes良好的开发环境,结合用户的实际需求调研和精心的分析、整理,尽可能地将用户的日常办公惯例、规范形成统一模式融入其设计方案之中。

  • 上一篇文章:

  • 下一篇文章:
  • 我们做什么
    网站建设
    域名注册
    虚拟主机
    政府办公自动化
    远程视频会议
    公民网上查询政府信息
    百度 Google 天助网
    阿里巴巴 雅虎
    软件代理
    软件开发